Автор Романюк Наталія 
Відпустка за рахунок служби (відпустка без збереження заробітної плати) — це період, протягом якого працівник тимчасово не виконує трудові обов’язки, а роботодавець не виплачує заробітну плату. Така відпустка надається за згодою сторін або в обов’язковому порядку в певних випадках, передбачених законодавством. У 2026 році, під час дії воєнного стану, правила її надання мають особливості, які важливо знати працівникам і HR-фахівцям.
Основні норми регулюються Законом України «Про відпустки» (стаття 26) та Законом № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (стаття 12). Під час воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати таку відпустку без обмеження строку.
Види відпустки за рахунок служби
| Вид відпустки | Підстава | Максимальна тривалість | Зарахування до стажу для щорічної відпустки |
|---|---|---|---|
| За згодою сторін (загальна) | Заява працівника + згода роботодавця | До 15 календарних днів на рік | Не зараховується |
| За згодою сторін (воєнний стан) | Заява працівника (ч. 3 ст. 12 Закону №2136) | Без обмеження строку | Не зараховується |
| Обов’язкова (для ВПО або виїхали за кордон) | Заява працівника (ч. 4 ст. 12 Закону №2136) | До 90 календарних днів | Не зараховується |
| Обов’язкова (інші категорії) | Заява працівника (Закон «Про відпустки») | Залежить від категорії працівника | Зазвичай не зараховується |
Коли відпустка надається в обов’язковому порядку
Роботодавець не має права відмовити у таких випадках:
- Працівник виїхав за межі України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи (до 90 днів).
- Працівник належить до пільгових категорій (батьки дітей з інвалідністю, ветерани війни, особи з інвалідністю тощо).
- Інші випадки, передбачені законодавством або колективним договором.
Порядок оформлення відпустки
- Працівник подає письмову заяву із зазначенням дати початку, тривалості та підстави.
- Роботодавець розглядає заяву та видає наказ про надання відпустки (або про відмову, якщо немає обов’язкових підстав).
- Працівник ознайомлюється з наказом під підпис.
- Відмітки про відпустку вносяться до табеля обліку робочого часу.
Зразок заяви працівника
Директору ТОВ «Приклад»
Іванову І. І.
від Петренко О. П., менеджера
ЗАЯВА
Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати з 15 липня 2026 року по 15 серпня 2026 року (31 календарний день) у зв’язку з сімейними обставинами.
10 липня 2026 року
Петренко О. П.
Зразок наказу
ТОВ «Приклад»
НАКАЗ
12.07.2026 № 48
м. Київ
Про надання відпустки без збереження заробітної плати
На підставі заяви Петренко О. П. від 10.07.2026
НАКАЗУЮ:
1. Надати Петренко Олені Петрівні, менеджеру, відпустку без збереження заробітної плати з 15.07.2026 по 15.08.2026.
2. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника відділу кадрів.
Директор ТОВ «Приклад» Іванов І. І.
Чек-лист для оформлення
• Отримано письмову заяву працівника з чіткими датами та підставою.
• Перевірено наявність обов’язкових підстав для надання.
• Підготовлено та видано наказ про надання відпустки.
• Працівник ознайомився з наказом під підпис.
• Зроблено відмітки в табелі обліку робочого часу.
• Збережено копії документів в особовій справі.
• За потреби (під час воєнного стану) подано нову заяву після продовження воєнного стану.
Типові помилки та наслідки
Найпоширеніша помилка — відсутність письмового наказу. У такому разі відсутність працівника може бути кваліфікована як прогул.
Друга помилка — надання відпустки на строк понад 90 днів для ВПО або працівників, які виїхали за кордон, без правильного оформлення. Це може призвести до претензій контролюючих органів.
Третя помилка — неправильне відображення в табелі. Це впливає на розрахунок середньої заробітної плати, лікарняних та відпускних.
Наслідки для працівника та роботодавця
Для працівника:
- Відсутність заробітної плати за період відпустки.
- Час відпустки зазвичай не зараховується до стажу для щорічної основної відпустки.
- Зберігається робоче місце.
- Вплив на розрахунок соціальних виплат.
Для роботодавця:
- Зменшення витрат на оплату праці.
- Ризик штрафів при неправильному оформленні.
- Можливість зберегти кваліфікованого працівника.
Висновок
Відпустка за рахунок служби — важливий механізм регулювання трудових відносин, особливо в умовах воєнного стану. У 2026 році правила залишаються гнучкими, але вимагають чіткого дотримання процедури оформлення. Правильне застосування норм захищає права працівника та знижує юридичні ризики для компанії. При виникненні сумнівів рекомендується звертатися до фахівців з трудового права або органів Держпраці.
Савчук Ірина