Автор Кравчук Олена 
Як зробити електронний підпис (КЕП) — питання, яке постає перед працівниками, ФОП, HR-менеджерами та керівниками компаній. Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — це цифровий аналог власноручного підпису, який має таку ж юридичну силу. У 2026 році КЕП використовується для підписання трудових договорів, заяв, звітів до податкової, документів у «Дії» та багатьох інших процесів. Без нього неможливо дистанційно працювати з державними сервісами, підписувати контракти або подавати заяви.
Цей практичний гайд містить актуальні способи отримання КЕП станом на 2026 рік, покрокові інструкції, необхідні документи, чек-листи, шаблони заяв, типові помилки та коментарі експертів. Матеріал допоможе працівникам швидко оформити підпис, а HR-фахівцям — правильно супроводжувати співробітників у кадрових процесах.
Що таке КЕП і чому він потрібен у 2026 році
КЕП — це кваліфікований електронний підпис, створений за допомогою криптографічних ключів. Він відповідає вимогам Закону України «Про електронні довірчі послуги» та має повну юридичну силу. У 2026 році КЕП став обов’язковим для багатьох процедур: підписання трудових договорів, звітів до ПФУ та ДПС, документів у «Дії», електронного документообігу.
Коментар експерта: «КЕП — це не просто зручність, а необхідність для сучасного HR-процесу. Без нього неможливо швидко оформити працівника або підписати додаткову угоду дистанційно», — зазначає Олена Кравченко, адвокатка зі спеціалізацією на трудовому праві.
Основні способи отримати КЕП у 2026 році
1. Через застосунок «Дія» (Дія.Підпис) — найшвидший і безкоштовний
- Оновіть застосунок «Дія» до останньої версії.
- Перейдіть у меню → «Дія.Підпис» → «Створити».
- Підтвердіть особу через перевірку за фото (PhotoID) або селфі.
- Придумайте 5-значний PIN-код.
- Підпис готовий. Термін дії — 1–2 роки.
Дія.Підпис підходить для більшості державних сервісів і простих документів.
2. Через банки (ПриватБанк, monobank, Ощадбанк)
Для клієнтів банків — безкоштовно онлайн:
- ПриватБанк: у Приват24 → «Сервіси» → «Електронний цифровий підпис».
- monobank: у меню «Ще» → «MonoKEП» → створити.
- Ощадбанк: через чатбот або відділення.
3. Через акредитовані центри сертифікації ключів (АЦСК)
Вчасно.КЕП, DepositSign, АЦСК ДПС, ЦНАП. Можна онлайн або офлайн. Вартість — від 0 до 650 грн залежно від терміну та носія.
1. Підготуйте паспорт та ІПН (оригінали).
2. Оновіть «Дію» або застосунок банку.
3. Перевірте наявність BankID або КЕП для авторизації.
4. Підготуйте носій (флешка) для зберігання ключів.
5. Зробіть резервну копію ключа.
Документи, необхідні для отримання КЕП
Для фізичних осіб: паспорт, ІПН, заява. Для ФОП та юридичних осіб — додатково витяг з ЄДР, статут, рішення органів управління. Іноземці та нерезиденти подають документи через уповноважені банки.
Типові помилки при оформленні КЕП
• Збереження ключа лише на одному пристрої.
• Використання слабкого пароля або забуття PIN-коду.
• Ігнорування терміну дії (КЕП діє 1–2 роки).
• Підписання документів без перевірки сертифіката.
• Неоновлення «Дії» перед створенням Дія.Підпису.
Коментарі експертів
Представник Міністерства цифрової трансформації: «У 2026 році Дія.Підпис став ще зручнішим завдяки новому алгоритму «Купина». Це найшвидший спосіб отримати КЕП для фізичних осіб».
Альбіна Ковпак, HR-директорка української продуктової компанії: «Ми рекомендуємо всім працівникам мати КЕП. Це прискорює процеси підписання договорів, заяв на відпустку та звітів. HR-відділ надає інструкції та допомагає з оформленням».
Практичні рекомендації для HR-менеджерів
- Включайте вимогу наявності КЕП до вакансій і процесу адаптації.
- Проводьте внутрішні вебінари або розсилайте інструкції з отримання КЕП.
- Використовуйте електронний документообіг з КЕП для всіх кадрових документів.
- Перевіряйте термін дії КЕП у співробітників щороку.
Практичний висновок
Зробити електронний підпис (КЕП) в Україні 2026 року можна повністю онлайн за 5–15 хвилин через «Дію», банк або сервіс Вчасно.КЕП. Оберіть спосіб, який підходить саме вам: «Дія» для простих задач, банк — для зручності, АЦСК — для складних процесів. Регулярно перевіряйте термін дії ключа та зберігайте резервну копію. Для HR-менеджерів наявність КЕП у команди — це швидкість, безпека та сучасний підхід до кадрового документообігу.
Романюк Наталія 
Савчук Ірина