Автор Мельник Андрій 
Що робити, якщо втрачено трудову книжку — питання, яке виникає у тисяч українців щороку. У 2026 році паперова трудова книжка вже не є основним документом для підтвердження стажу після 2004 року, але для періодів до цієї дати вона залишається важливим джерелом. Втрата або пошкодження книжки не призводить до автоматичної втрати страхового стажу, проте значно ускладнює процес призначення пенсії, отримання довідок та вирішення кадрових питань. Правильні дії дозволяють відновити документ або підтвердити стаж без зайвих витрат часу та нервів.
Цей практичний гайд містить актуальні норми законодавства, покрокову інструкцію, необхідні документи, чек-листи, шаблони заяв, типові помилки та коментарі експертів. Матеріал допоможе працівникам швидко відновити дані, а HR-менеджерам — правильно супроводжувати співробітників у такій ситуації.
Правова основа відновлення трудової книжки
Порядок відновлення регулюється розділом 5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників (затверджена наказом Мін’юсту, Мінсоцзахисту та Мінпраці № 58 від 29.07.1993 зі змінами). Особа, яка втратила трудову книжку (або вкладку до неї), зобов’язана негайно заявити про це роботодавцю за останнім місцем роботи. Роботодавець видає дублікат не пізніше 15 днів після заяви (у разі ускладнень — в інші строки).
З 10 червня 2021 року трудова діяльність обліковується в електронній формі. Перехідний період завершується 10 червня 2026 року. Після цієї дати паперова трудова книжка зберігається у працівника, а основним джерелом даних є Реєстр застрахованих осіб Пенсійного фонду.
Коментар експерта: «Втрата трудової книжки не означає втрату стажу. Після 2004 року дані вже є в електронному реєстрі. Для періодів до 2004 року потрібно зібрати підтверджувальні документи або звернутися до архіву чи суду», — пояснює Тетяна Козян, заступниця начальника Головного управління Пенсійного фонду у Львівській області.
Покрокова інструкція: що робити при втраті трудової книжки
- Негайно повідомте останнього роботодавця
Напишіть заяву на ім’я керівника. Вкажіть ПІБ, період роботи, причину втрати та прохання видати дублікат. Зареєструйте заяву в журналі вхідної кореспонденції. - Зберіть підтверджувальні документи
Підготуйте довідки з попередніх місць роботи, копії наказів про прийняття, переведення, звільнення, виписки з особових рахунків або відомостей на зарплату. Для періодів до 2004 року це основне джерело даних. - Отримайте дублікат
Роботодавець видає нову трудову книжку з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки. Загальний стаж вказують сумарно (роки, місяці, дні), далі — детальні записи на підставі наданих документів. - Оцифруйте дані (до 10 червня 2026 року)
Подайте сканкопії всіх заповнених сторінок через портал ПФУ або попросіть роботодавця зробити це. Після дедлайну оцифрування можливе в будь-який час, але краще зробити заздалегідь. - Перевірте стаж в реєстрі ПФУ
Після отримання дубліката або оцифрування перевірте дані в особистому кабінеті на порталі ПФУ або в «Дії».
1. Напишіть заяву останньому роботодавцю.
2. Зберіть довідки та копії наказів.
3. Отримайте дублікат протягом 15 днів.
4. Подайте сканкопії до ПФУ (до 10.06.2026).
5. Перевірте дані в реєстрі ПФУ.
6. Збережіть дублікат і підтвердження оцифрування.
Що робити, якщо останній роботодавець ліквідований
Зверніться до архіву, де зберігаються документи ліквідованого підприємства. Якщо документів немає, стаж можна встановити через суд на підставі показань не менше двох свідків, які працювали з вами на одному підприємстві.
Для підтвердження стажу до 2004 року приймаються:
• довідки підприємств або архівів;
• трудові договори, накази;
• відомості про заробітну плату та внески.
Типові помилки та їхні наслідки
• Затягування з подачею заяви — ускладнює збір документів.
• Відсутність детальних підтверджувальних документів.
• Ігнорування дедлайну оцифрування до 10 червня 2026 року.
• Використання дубліката без перевірки в реєстрі ПФУ.
• Звернення не до останнього роботодавця, а до нового.
Коментарі експертів
Тетяна Козян, заступниця начальника Головного управління Пенсійного фонду у Львівській області: «Реєстр застрахованих осіб — основне джерело даних після 2004 року. Паперова книжка потрібна лише для ранніх періодів. Оцифруйте її до 10 червня 2026 року, щоб уникнути зайвих процедур при призначенні пенсії».
Олена Кравченко, адвокатка зі спеціалізацією на трудовому праві: «Якщо компанія ліквідована, не відкладайте звернення до архіву або суду. Свідчення двох колег — законний спосіб підтвердити стаж. Головне — правильно скласти позовну заяву».
Альбіна Ковпак, HR-директорка української продуктової компанії: «Ми радимо працівникам перевіряти стаж щороку. При втраті книжки HR-відділ допомагає зібрати документи та подати заяву. Це економить час і зменшує ризики для обох сторін».
Реальні кейси з української практики
Кейс 1. Працівниця з 12-річним стажем втратила книжку під час переїзду. Звернулася до останнього роботодавця, зібрала довідки з трьох попередніх місць роботи. Дублікат отримала за 12 днів. Після оцифрування даних у ПФУ стаж повністю відновлено.
Кейс 2. Чоловік, який працював на підприємстві, що ліквідувалося в 2022 році, звернувся до архіву. Документів не знайшли. Через суд підтвердив стаж за показаннями двох колишніх колег. Пенсію призначили без затримок.
Практичні рекомендації
Для працівників: Зберігайте сканкопії трудової книжки в хмарному сховищі. Перевіряйте стаж у «Дії» або на порталі ПФУ не рідше одного разу на рік.
Для HR-менеджерів: При оформленні нового працівника просіть надати скан трудової книжки. Допомагайте зі складанням заяви на дублікат та оцифруванням.
Практичний висновок
Втрата трудової книжки — це не катастрофа, а ситуація, яку можна вирішити за 15–30 днів за умови правильних дій. Негайно зверніться до останнього роботодавця, зберіть підтверджувальні документи та оцифруйте дані до 10 червня 2026 року. Регулярна перевірка стажу в реєстрі ПФУ та «Дії» допоможе уникнути проблем у майбутньому. HR-менеджери, які супроводжують працівників у таких питаннях, підвищують довіру команди та зменшують кадрові ризики.
Кравчук Олена 
Савчук Ірина