Автор Марченко Ольга 
Рекрутер має 20 відкритих вакансій, щоденні дзвінки від кандидатів, звіти для керівництва та термінове співбесіда — в кінці дня нічого стратегічного не зроблено. Команда вводить матрицю Ейзенхауера — задачі розподіляються по квадрантах, фокус на важливому, вакансії закриваються на 30–50% швидше, стрес зменшується. Це матриця на практиці. Інструмент допомагає HR-фахівцям відокремити термінове від важливого, уникнути вигорання та досягати реальних результатів.
Матриця Ейзенхауера — простий спосіб пріоритизації задач за двома критеріями: важливість і терміновість. Названа на честь президента США Дуайта Ейзенхауера, популяризована Стівеном Кові. У 2026 році її використовують в українських компаніях для управління часом в HR, рекрутингу та проєктах — від малого бізнесу до IT-компаній.
Як працює матриця Ейзенхауера
Матриця ділить задачі на чотири квадранти.
| Термінове | Не термінове | |
|---|---|---|
| Важливе | Квадрант 1 Робіть одразу | Квадрант 2 Плануйте |
| Не важливе | Квадрант 3 Делегуйте | Квадрант 4 Видаліть або обмежте |
Важливе — те, що наближає до цілей компанії чи кар’єри.
Термінове — вимагає негайної дії.
Мета — мінімізувати квадрант 1 і максимізувати квадрант 2: стратегічні задачі, які запобігають кризам.
Приклади задач в HR за квадрантами
| Квадрант | Приклади в рекрутингу | Приклади в управлінні персоналом |
|---|---|---|
| 1. Важливе і термінове | Співбесіда з фінальним кандидатом на ключову позицію Терміновий фідбек топ-кандидату | Конфлікт у команді, який впливає на продуктивність Перевірка Держпраці |
| 2. Важливе, не термінове | Пошук пасивних кандидатів для майбутніх вакансій Розвиток бренду роботодавця | Планування навчання команди Аналіз плинності та мотивації |
| 3. Не важливе, термінове | Відповіді на стандартні питання кандидатів Рутинні дзвінки постачальникам | Оформлення довідок Відповіді на рутинні emails |
| 4. Не важливе, не термінове | Перегляд соцмереж без мети Непотрібні зустрічі | Читання непрофесійних чатів Перегляд старих звітів без потреби |
Як побудувати матрицю Ейзенхауера
Інструменти: папір, Excel, Google Sheets, Trello, Notion, Todoist з тегами.
Шаблон в Excel або Google Sheets:
- Створіть таблицю 2×2 з заголовками.
- Записуйте задачі в відповідні клітинки.
- Додавайте дедлайни та відповідальних.
Щоденний ритуал: ранком перегляньте список, розподіліть задачі.
Щотижневий: плануйте квадрант 2 на тиждень вперед.
Застосування матриці в рекрутингу
Рекрутер має: скрінінг, співбесіда, звіти, сорсинг.
Розподіл:
- К1: Співбесіда з кандидатом на термінову вакансію.
- К2: Робота з пасивними кандидатами в LinkedIn.
- К3: Шаблонні відповіді на відмови — автоматизуйте.
- К4: Перегляд непотрібних вакансій конкурентів.
Результат: більше часу на стратегічний сорсинг, швидше закриття вакансій.
Матриця в онбордингу та оцінці персоналу
Для онбордингу:
- К1: Доступи та обладнання для нового працівника.
- К2: План адаптації на 90 днів.
- К3: Рутинні відповіді на питання — FAQ.
Для оцінки:
- К2: Підготовка плану розвитку заздалегідь.
- К1: Термінова співбесіда з оцінки.
Інструменти для матриці у 2026 році
Trello — дошки з колонками за квадрантами.
Notion — бази даних з фільтрами.
Jira — для великих команд з інтеграціями.
Todoist чи Any.do — теги за квадрантами.
Фізична дошка — стікери на стіні для офісів.
Поширені помилки при використанні матриці
Типові помилки та як їх уникнути
- Все класти в К1 — навчіться відрізняти термінове від важливого.
- Ігнорувати К2 — блокуйте час у календарі.
- Не делегувати К3 — шукайте асистента чи шаблони.
- Залишати К4 — видаляйте або обмежуйте 30 хвилин на день.
- Не переглядати щодня — робіть ритуал ранком.
- Переоцінювати важливість — запитуйте: це наближає до цілей компанії?
Кейси з української практики
Кейс 1: Рекрутинг в продуктовій IT-компанії
Рекрутерка мала 25 вакансій — вигорала, терміни подовжувалися. Впровадила матрицю в Notion: К2 — щоденний сорсинг пасивних кандидатів у LinkedIn. За квартал закрила 18 вакансій, стрес зменшився, команда бачила чіткі пріоритети.
Кейс 2: HR-відділ у виробничій компанії
HR на 4 людини тонули в рутині — відповіді на дзвінки, оформлення документів. Матриця допомогла делегувати К3 асистенту, виділити час на К2 — програми мотивації та навчання. Плинність знизилася на 18% за рік, продуктивність зросла.
Чек-лист для запуску матриці Ейзенхауера
- Опишіть поточні процеси — рекрутинг, онбординг, оцінка.
- Оберіть інструмент — Trello чи Notion.
- Створіть шаблон з квадрантами.
- Перенесіть всі задачі.
- Встановіть WIP та пріоритети.
- Навчіть команду — 30-хвилинний вебінар.
- Запустіть пілот на одному процесі.
- Проведіть огляд через тиждень.
- Оптимізуйте за відгуками.
Практичні поради для максимальної ефективності
- Починайте день з К2 — стратегія перед рутиною.
- Блокуйте час у календарі на важливе.
- Діліться матрицею з командою — синхронізація пріоритетів.
- Комбінуйте з Pomodoro — 90 хвилин на одну задачу.
- Для віддалених — спільна дошка в Notion чи Trello.
- Щомісяця аналізуйте — скільки часу в К2.
Матриця Ейзенхауера — простий інструмент для порядку в задачах. Розподіліть задачі по квадрантах сьогодні — завтра відчуєте більше контролю та менше хаосу. Фокус на важливому, а не терміновому — і результати в HR прийдуть швидше.
Коваленко Сергій