Автор Марченко Ольга 
Працівник подає заяву про звільнення за власним бажанням і зазначає дату через 14 днів. HR реєструє документ, видає наказ і проводить повний розрахунок того ж дня. У 2026 році процедура залишилася чіткою, але з новими можливостями: електронне звільнення через Дію для працівників із зон бойових дій та розширений перелік поважних причин. Помилка в оформленні заяви або затримка розрахунку призводить до штрафів від Держпраці та судових спорів.
Звільнення за власним бажанням регулює стаття 38 Кодексу законів про працю України. Працівник ініціює розірвання договору на невизначений строк і має право на швидкий розрахунок. Гайд містить актуальні кроки, шаблони, таблиці, електронні процедури, порівняння з іншими підставами та приклади з практики українських компаній.
Коли застосовується звільнення за власним бажанням
Підстава діє для трудових договорів на невизначений строк. Працівник попереджає роботодавця письмово за два тижні. Для строкових договорів звільнення можливе тільки за згодою сторін або через суд.
Згідно зі ст. 38 КЗпП працівник може звільнитися в строк, який сам вказує, за наявності поважних причин. Перелік невичерпний і включає воєнні реалії 2026 року.
Покрокова інструкція для працівника
- Складіть заяву в довільній формі або за шаблоном. Вкажіть дату звільнення та, за бажанням, причину.
- Передайте заяву: особисто під підпис, рекомендованим листом або електронно з КЕП через Дію (для зон бойових дій).
- Відпрацюйте два тижні або менше за поважної причини.
- Отримайте наказ, трудову книжку (або витяг з реєстру) та розрахунок у день звільнення.
- Перевірте виплати та довідки для нового роботодавця.
Директору ТОВ «Компанія» Іванову І. І.
від Петренка П. П., посада, підрозділ
ЗАЯВА
Прошу звільнити мене за власним бажанням з 15 квітня 2026 року.
01 квітня 2026 року _______________ Петренко П. П.
…
Прошу звільнити мене за власним бажанням з 05 квітня 2026 року у зв’язку з переїздом на нове місце проживання (або іншою поважною причиною).
Додаток: копія документа, що підтверджує причину.
Покрокова інструкція для HR-менеджера
- Зареєструйте заяву в журналі або електронній системі.
- Підготуйте наказ про звільнення (форма № П-4 або електронний).
- Зробіть запис у трудовій книжці: «Звільнений за власним бажанням, стаття 38 КЗпП».
- Проведіть розрахунок: зарплата, компенсація відпустки, інші виплати.
- Видати документи та довідки в день звільнення.
Строк попередження: два тижні та поважні причини
Відлік починається з дня, наступного за поданням заяви. Поважні причини (ч. 1 ст. 38 КЗпП) дозволяють звільнитися в дату, вказану працівником. Перелік включає:
| Поважна причина | Підтвердження | Наслідки |
|---|---|---|
| Переїзд на нове місце проживання | Довідка про реєстрацію | Звільнення в дату заяви |
| Переведення подружжя | Наказ про переведення | Звільнення в дату заяви |
| Вагітність, догляд за дитиною | Медичний висновок або свідоцтво | Звільнення в дату заяви |
| Пенсія | Пенсійне посвідчення | Звільнення в дату заяви |
| Порушення роботодавцем прав (мобінг) | Судове рішення | Звільнення в дату заяви + вихідна допомога |
Під час воєнного стану (ст. 4 Закону № 2136-IX) працівник із зони бойових дій звільняється в строк, зазначений у заяві, без додаткових підтверджень.
Електронне звільнення через Дію у 2026 році
Для працівників із окупованих територій або зон бойових дій діє експериментальний проєкт (постанова КМУ № 41 від січня 2026). Працівник подає заяву через особистий кабінет на порталі Дія з КЕП. Система автоматично формулює наказ і передає дані до Пенсійного фонду та Міноборони.
Розрахунок при звільненні
Роботодавець зобов’язаний виплатити:
- зарплату за відпрацьовані дні;
- компенсацію за невикористану відпустку (середньоденна зарплата × дні);
- вихідну допомогу (якщо передбачено колективним договором або ст. 44 КЗпП при порушенні прав).
Виплата — в день звільнення. Затримка тягне штраф від Держпраці.
Порівняння з звільненням за угодою сторін
| Параметр | За власним бажанням (ст. 38) | За угодою сторін (ст. 36) |
|---|---|---|
| Ініціатива | Працівник | Будь-яка сторона |
| Строк | 2 тижні (або менше за поважних причин) | Будь-яка дата за домовленістю |
| Відкликання | Можливе до закінчення строку | Тільки за згодою |
| Вихідна допомога | Тільки при порушенні прав | Можлива за домовленістю |
| Реєстрація в центрі зайнятості | З 8-го або 31-го дня | З 31-го дня |
Вплив на стаж, виплати та центр зайнятості
Стаж не переривається. Компенсація відпустки входить до доходу для розрахунку пенсії. При реєстрації в центрі зайнятості статус безробітного надається в день звернення. Виплати допомоги залежать від підстави та поважних причин.
Типові помилки працівників і HR
• Працівник не вказує дату — відлік від дня подання. Рішення: завжди вказуйте точну дату.
• HR відмовляє в звільненні без поважних причин — порушення. Рішення: приймайте заяву в будь-якому разі.
• Затримка розрахунку — штраф. Рішення: видавайте кошти в день звільнення.
• Відсутність електронного підпису при поданні через Дію — заява недійсна. Рішення: використовуйте КЕП.
• Не фіксують відкликання заяви — судові спори. Рішення: реєструйте всі документи.
Кейс 1: Звільнення без відпрацювання за поважною причиною
Менеджерка вказала вагітність і попросила звільнити через 3 дні. Роботодавець видав наказ і розрахунок того ж дня. Працівниця отримала компенсацію за відпустку та довідку для нового місця роботи.
Кейс 2: Електронне звільнення через Дію
Працівник із зони бойових дій подав заяву через портал Дія. Система автоматично сформувала наказ. Звільнення відбулося в день подання без відвідування офісу.
Кейс 3: Помилка з відкликанням заяви
Працівник відкликав заяву на 10-й день. HR вже підготував наказ. Суд визнав звільнення незаконним і зобов’язав виплатити середній заробіток за вимушений прогул.
Кейс 4: Звільнення під час воєнного стану
Спеціаліст із прифронтової області вказав загрозу життю. Роботодавець звільнив його в день подання заяви. Процедура пройшла без штрафів і спорів.
Практичні поради для працівників
- Зберігайте копію заяви з відміткою про отримання.
- Експортуйте важливі чати перед звільненням.
- Перевірте розрахунок за відпустку в онлайн-калькуляторі.
- Отримайте довідку про заробітну плату для нового роботодавця.
Практичні поради для HR-менеджерів
- Фіксуйте дату отримання заяви в журналі.
- Проводьте exit-interview для аналізу причин.
- Зберігайте копію заяви в особовій справі.
- Використовуйте електронний документообіг для прискорення процесу.
FAQ: 15 найпоширеніших питань
Чи можна відкликати заяву? Так, до закінчення двох тижнів, якщо не запрошено іншого працівника.
Що робити, якщо роботодавець не приймає заяву? Надішліть рекомендованим листом або через Дію.
Чи виплачують компенсацію за відпустку? Так, завжди.
Чи можна звільнитися під час відпустки? Так, строк попередження не переривається.
Що записують у трудовій книжці? «Звільнений за власним бажанням, стаття 38 КЗпП».
Чи впливає на стаж? Ні, стаж не переривається.
Чи можна звільнитися дистанційно? Так, через Дію для зон бойових дій.
1. Заява зареєстрована.
2. Наказ видано.
3. Запис у реєстрі зроблено.
4. Розрахунок проведено.
5. Документи видані в день звільнення.
6. Exit-interview проведено.
Звільнення за власним бажанням — контрольована процедура, якщо дотримуватися ст. 38 КЗпП та використовувати електронні інструменти. Працівник сам обирає дату, HR оформлює все в день звільнення. Використовуйте шаблони, фіксуйте документи та проводьте розрахунок вчасно. Це захищає права обох сторін, уникає штрафів і дозволяє швидко перейти до нового етапу кар’єри.
Ковальчук Олена