Автор Коваленко Сергій 
Заява про прийняття на роботу — документ, який працівник пише на ім’я керівника з проханням оформити трудові відносини. Станом на лютий 2026 року за ст. 24 КЗпП вона не є обов’язковою, якщо укладено письмовий трудовий договір. Однак у більшості українських компаній заява залишається стандартною практикою, особливо під час воєнного стану, коли трудовий договір часто укладають в усній формі.
У цьому практичному гайді HR знайде актуальні зразки заяви для різних ситуацій, порядок оформлення, роль документа в процесі прийняття на роботу та типові помилки, яких варто уникати.
Чи обов’язкова заява про прийняття на роботу у 2026 році
Згідно зі ст. 24 КЗпП працівника не можна допустити до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом роботодавця, та подання повідомлення до ДПС. Заява працівника не згадується як обов’язковий документ.
Підписаний трудовий договір достатньо підтверджує волевиявлення працівника. Під час воєнного стану (Закон № 2136-IX) сторони можуть домовитися про усну форму договору — тоді заява стає основним доказом домовленостей.
Практика компаній: 87 % роботодавців продовжують просити заяву для фіксації ключових умов (посада, дата початку, випробування, режим роботи).
Коли заява особливо потрібна
Заява рекомендується в таких випадках:
- усний трудовий договір (поширено під час воєнного стану);
- прийняття на роботу з випробувальним строком;
- строковий договір;
- робота за сумісництвом;
- дистанційна або надомна робота;
- прийом неповнолітніх або осіб з особливими умовами.
Структура та обов’язкові реквізити заяви
Заява оформлюється на аркуші А4 або бланку компанії. Відповідно до ДСТУ 4163:2020 документ має містити:
- адресат (посада та ПІБ керівника);
- відомості про заявника (ПІБ, посада, якщо вже працює в компанії);
- назва документа — «Заява»;
- текст прохання з чіткими умовами;
- дата написання;
- підпис працівника.
Зразки заяви про прийняття на роботу
1. Основне місце роботи, безстроковий договір
Директору ТОВ «Компанія»
Іванову І. І.
від Петренко О. П.ЗАЯВА
Прошу прийняти мене на посаду менеджера з продажу з 03 березня 2026 року на умовах безстрокового трудового договору.
03.03.2026 ________________ Петренко О. П.
2. З випробувальним строком
…Прошу прийняти мене на посаду бухгалтера з 10 березня 2026 року зі строком випробування три місяці…
3. За сумісництвом
…Прошу прийняти мене на посаду юриста за сумісництвом з 15 березня 2026 року на 0,5 ставки…
4. Строковий договір
…Прошу прийняти мене на посаду сезонного робітника з 01 квітня 2026 року по 30 вересня 2026 року…
«Прийняти з 03.03.2026 на посаду менеджера з продажу зі строком випробування 3 місяці. Наказ підготувати.»
Дата ________ Підпис ________
Покроковий порядок оформлення прийняття на роботу з використанням заяви
- Кандидат пише заяву з чітким зазначенням умов.
- Керівник накладає резолюцію.
- HR готує проект наказу про прийняття на роботу (типова форма П-1 або довільна).
- Укладається трудовий договір (письмовий або усний).
- Видається наказ про прийняття.
- Працівник ознайомлюється з наказом під підпис.
- Подати повідомлення до ДПС до початку роботи працівника.
Роль заяви в процесі прийняття
Заява фіксує:
- дату початку роботи;
- посаду та умови праці;
- строк випробування (якщо є);
- режим роботи.
Після резолюції керівника вона стає підставою для наказу. Без заяви наказ можна видати на підставі підписаного трудового договору.
IT-компанія у Львові у січні 2026 року прийняла трьох спеціалістів без заяви — лише на підставі підписаного трудового договору. Під час перевірки Держпраці зауважень не було. Однак при звільненні одного працівника виник спір щодо дати початку роботи. Компанія витратила додатковий час на судовий розгляд. Після цього повернулася до практики отримання заяви.
Типові помилки HR та як їх уникнути
Рішення: достатньо підписаного трудового договору.
Помилка 2. Не вказувати в заяві умови випробування або строк договору.
Рішення: завжди прописувати ключові умови в тексті заяви.
Помилка 3. Відсутність дати на заяві.
Рішення: перевіряти реквізити перед резолюцією.
Помилка 4. Зберігати оригінал заяви в особовій справі без реєстрації.
Рішення: реєструвати в журналі вхідної кореспонденції.
Чек-лист для HR перед прийняттям працівника
- Отримано заяву з чіткими умовами
- Накладено резолюцію керівника
- Підготовлено та підписано трудовий договір (якщо письмовий)
- Видано наказ про прийняття
- Працівник ознайомлений з наказом під підпис
- Подане повідомлення до ДПС до початку роботи
- Оформлено особову картку П-2 та заведено особову справу
Відповіді на типові питання HR
Чи можна прийняти працівника без заяви? Так, якщо є підписаний трудовий договір.
Що робити, якщо працівник відмовляється писати заяву? Укласти письмовий трудовий договір — цього достатньо.
Чи потрібна заява при переведенні всередині компанії? Ні, достатньо додаткової угоди та наказу про переведення.
Як оформити заяву для дистанційної роботи? Додати фразу «на умовах дистанційної роботи».
Що робити HR уже зараз
Оновіть шаблони заяв у кадровій системі з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020. Підготуйте інструкцію для менеджерів щодо прийому заяв. Компанії, які чітко фіксують умови в заяві, значно рідше стикаються зі спорами при звільненні або зміні умов праці.
Правильне використання заяви про прийняття на роботу спрощує кадровий документообіг і захищає інтереси як працівника, так і роботодавця.
Романюк Наталія