Автор Романюк Наталія 
Працівник подає письмову заяву за два тижні до бажаного звільнення — це стандарт за статтею 38 КЗпП України. У 2026 році додається електронний варіант через експериментальний проєкт «Обрій» у Дії з кваліфікованим електронним підписом (КЕП). Роботодавець не блокує процес без вагомих підстав, а працівник відкликає заяву до останнього дня.
Неправильне оформлення затягує розрахунок, провокує спори чи штрафи від Держпраці. HR-менеджери та працівники виграють від чітких правил — процес проходить гладко, без судів і взаємних претензій.
Коли та як виникає право на звільнення за власним бажанням
Стаття 38 КЗпП дозволяє розірвати безстроковий договір, попередивши роботодавця письмово за два тижні. Строк стартує з наступного дня після реєстрації заяви.
Поважні причини дозволяють піти без відпрацювання — переїзд, вагітність, догляд за дитиною чи порушення з боку компанії (затримка зарплати понад 15 днів, небезпечні умови). Документи підтверджують причину.
Для строкового договору діють інші правила — розірвання можливе тільки за поважними причинами або за угодою сторін (ст. 39 КЗпП).
У 2026 році компанії з електронним документообігом (Vchasno, DEAL, PAPERLESS) приймають заяви з КЕП. Через Дію в проєкті «Обрій» (постанова КМУ №41 від 07.01.2026) працівник подає онлайн, система автоматично сповіщає роботодавця та Пенсійний фонд.
Поважні причини для звільнення день у день (ст. 38 КЗпП)
- Переїзд на нове місце проживання (довідка з ЖЕКу чи реєстрації)
- Переведення подружжя на роботу в іншу місцевість
- Вступ до навчального закладу (довідка про зарахування)
- Вагітність (медична довідка)
- Догляд за дитиною до 14 років або дитиною з інвалідністю
- Вихід на пенсію
- Порушення роботодавцем законодавства (затримка зарплати, мобінг)
- Неможливість проживання в місцевості (медичні показання)
Зразки заяв на звільнення для різних ситуацій
Заява не має суворої форми, але включає ПІБ, посаду, чітке прохання, дату звільнення та підпис. Реєструйте її в журналі вхідної кореспонденції або надсилайте з КЕП.
Зразок 1: Класична заява з відпрацюванням
Директору ТОВ «Світло» Коваленко О. М. від бухгалтера Сидоренко І. В. Прошу звільнити мене з посади бухгалтера за власним бажанням 28 лютого 2026 року. 13 лютого 2026 року Підпис /Сидоренко І. В./
Зразок 2: Без відпрацювання через переїзд
Прошу звільнити мене з посади бухгалтера 15 лютого 2026 року за власним бажанням у зв’язку з переїздом на нове місце проживання (довідка про зняття з реєстрації додається).
Зразок 3: За угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП)
Прошу звільнити мене з посади бухгалтера за угодою сторін 20 лютого 2026 року.
Зразок 4: Електронна заява через Дію (проєкт «Обрій»)
У формі Дії обираєте «Припинення трудових відносин», вказуєте роботодавця, дату, підписуєте КЕП. Текст автоматично формується: «Прошу припинити трудові відносини з [дата] за власним бажанням».
Збережіть підтвердження надсилання або скріншот.
Електронне подання та обробка заяви у 2026 році
Компанії з електронним документообігом приймають PDF з КЕП. Без підпису — дублюйте папером.
У проєкті «Обрій» працівник заповнює форму в Дії, підписує КЕП, роботодавець отримує сповіщення та підтверджує. Запис автоматично йде в електронну трудову книжку.
Переваги: швидкість, відсутність паперу, автоматична передача даних до ПФУ. Недоліки: доступно не всім компаніям, потрібен КЕП.
HR реєструє заяву, видає наказ, ознайомлює працівника під підпис або електронно.
Відкликання заяви та спірні моменти
Працівник подає нову заяву з проханням відкликати попередню до дати звільнення. Роботодавець задовольняє, якщо посада не обіцяна іншому (з письмовою згодою).
За угодою сторін відкликання можливе тільки за взаємною згодою.
Типова ситуація: працівник подає заяву в емоціях, потім знаходить компроміс. Роботодавець не карає за це.
Повний розрахунок при звільненні: що належить працівнику
Роботодавець виплачує все в останній робочий день (ст. 116 КЗпП): зарплату за відпрацьовані дні, компенсацію за невикористану відпустку, вихідну допомогу (якщо передбачено).
Компенсація за відпустку: за кожен повний рік — 24 календарні дні (або більше за колективним договором). Розрахунок пропорційний відпрацьованому часу.
Приклад: працівник пропрацював 8 місяців у 2026 році, має право на 16 днів відпустки (24 / 12 × 8). Середньоденна зарплата 1200 грн — компенсація 19 200 грн мінус податки.
Затримка виплат тягне пеню 1% за день та штрафи від Держпраці.
Як порахувати компенсацію за відпустку самостійно
- Визначте кількість невикористаних днів (графік відпусток + особова картка).
- Порахуйте середньоденну: зарплата за останні 12 місяців / кількість робочих днів.
- Помножте дні на середньоденну.
- Відніміть ПДФО 18% та ВЗ 1,5%.
- Перевірте з бухгалтерією — помилки трапляються.
Електронна трудова книжка та фінальні документи
З 2026 року паперові трудові книжки оцифровані (дедлайн сканування — червень 2026). При звільненні роботодавець вносить е-запис про припинення договору.
Працівник отримує довідку про доходи для податків, копію наказу, розрахунковий листок. Паперову трудову повертають, якщо вона була.
Через Дію в «Обрій» всі записи автоматичні — працівник бачить їх у особистому кабінеті ПФУ.
Звільнення в особливих випадках
Під час лікарняного чи відпустки заява дійсна, але дата звільнення не раніше закінчення періоду непрацездатності.
На випробувальному терміні попередження — три дні (ст. 28 КЗпП).
Для мобілізованих чи броньованих звільнення можливе, але з нюансами щодо збереження місця.
Типові помилки працівників та роботодавців
Помилки працівників, які коштують часу та грошей
- Надсилати заяву тільки в Telegram чи email без КЕП — не фіксується офіційно.
- Не вказувати дату — роботодавець рахує два тижні сам, часто не на користь працівника.
- Забувати про компенсацію відпустки — потім доводять через суд.
- Подавати заяву в останній день відпустки — відпрацювання починається після виходу.
- Не зберігати докази подання — спори про дату.
Помилки роботодавців, які призводять до штрафів
- Змушувати відпрацьовувати при документально підтверджених поважних причинах.
- Затримувати розрахунок чи трудову — пеня та перевірки Держпраці.
- Не реєструвати електронну заяву з КЕП — вважається поданою автоматично.
- Не видавати довідку про доходи — проблеми з податками для працівника.
- Тиснути на працівника, щоб змінив підставу на «за угодою сторін».
Чек-лист для працівника: 10 кроків до чистого звільнення
Чек-лист для працівника
- Визначте точну дату з урахуванням відпрацювання чи поважних причин.
- Зберіть документи для негайного звільнення, якщо потрібно.
- Складіть заяву за зразком, перевірте реквізити компанії.
- Подайте офіційно — папір з реєстрацією чи електронно з КЕП.
- Збережіть підтвердження (копія з відміткою, скріншот).
- Нагадуйте про наказ та розрахунок за тиждень до дати.
- Перевірте компенсацію за відпустку та зарплату.
- Отримайте всі документи в останній день.
- Перегляньте е-запис у ПФУ через тиждень.
- Залиште контакти для довідок — карма повертається.
Поради HR: як обробляти заяви без ризиків
Реєструйте заяву в день отримання. Видайте наказ негайно.
Порахуйте компенсацію заздалегідь — використовуйте бухгалтерське ПЗ.
Пояснюйте працівнику права та обов’язки — зменшує емоції.
Документуйте все: листування, підтвердження. При електронній заяві — підтверджуйте отримання.
У спірних випадках фіксуйте позицію компанії письмово.
Звільнення за власним бажанням — рутина, яка стає проблемою тільки через неуважність. У 2026 році електронні інструменти спрощують процес для обох сторін. Працівники подають заяву вчасно, фіксують все документально, перевіряють розрахунок. HR реєструють швидко, виплачують день у день, використовують «Обрій» чи електронний обіг. Так співпраця завершується цивілізовано, з чистою репутацією для всіх.
Ковальчук Олена 
Марченко Ольга