Автор Коваленко Сергій 
Заява на відпустку — документ, який працівник подає для отримання щорічної, навчальної, творчої чи неоплачуваної відпустки. У 2026 році заява не є обов’язковою, якщо дата відпустки вже вказана в графіку. Проте 91 % компаній вимагають заяву для точної фіксації дат і підстав. Під час воєнного стану, продовженого до 4 травня 2026 року, роботодавець може обмежити щорічну відпустку 24 днями, а відпустку без збереження надавати за правилами ч. 3 та ч. 4 ст. 12 Закону № 2136-IX.
У цьому оновленому гайді — 12 детальних зразків заяв для найпоширеніших ситуацій, покроковий порядок, шаблон резолюції, чек-лист і типові помилки, яких варто уникати.
Чи обов’язкова заява на відпустку у 2026 році
Згідно зі ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону України «Про відпустки» відпустку надають за графіком або за заявою працівника. Якщо дата в графіку — заява не потрібна. Роботодавець зобов’язаний повідомити працівника за два тижні до початку.
Заява обов’язкова при:
- відпустці поза графіком;
- відпустці без збереження заробітної плати;
- навчальній, творчій, у зв’язку з усиновленням;
- відпустці для догляду за дитиною;
- відпустці під час воєнного стану за спеціальними правилами.
Особливості відпусток під час воєнного стану 2026
Воєнний стан продовжено Указом Президента до 4 травня 2026 року. За ст. 12 Закону № 2136-IX:
- щорічна основна відпустка — максимум 24 календарні дні;
- невикористані дні переносяться або надаються без збереження зарплати;
- відпустка без збереження за ч. 3 — за згодою сторін, без обмеження строку;
- відпустка без збереження для ВПО або тих, хто виїхав за кордон — обов’язкова до 90 днів за заявою.
Структура заяви на відпустку
Заява складається в довільній формі. Обов’язкові реквізити:
- адресат (посада, ПІБ керівника);
- ПІБ працівника;
- назва «ЗАЯВА»;
- текст з видом відпустки, датами, підставою;
- дата написання;
- підпис.
12 детальних зразків заяви на відпустку 2026
1. Щорічна основна відпустка (24 дні)
Для працівника, який бере повну основну відпустку за графіком або поза ним.
Директору ТОВ «Гамма»
Іванову С. П.
від Коваленко О. В.ЗАЯВА
Прошу надати мені щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні з 15 березня 2026 року по 07 квітня 2026 року.
10.02.2026 ________________ Коваленко О. В.
2. Частина щорічної відпустки (14 днів)
При поділі відпустки на частини, де одна безперервна частина — не менше 14 днів.
…Прошу надати мені частину щорічної основної відпустки тривалістю 14 календарних днів з 20 червня 2026 року по 03 липня 2026 року…
3. Щорічна відпустка понад 24 дні (без збереження)
Якщо роботодавець обмежив відпустку 24 днями — решта без збереження.
…Прошу надати мені частину щорічної основної відпустки тривалістю 10 календарних днів з 01 серпня 2026 року по 10 серпня 2026 року без збереження заробітної плати…
4. Відпустка без збереження за згодою сторін (звичайна)
За сімейними обставинами, без посилання на воєнний стан.
…Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 12 календарних днів з 05 травня 2026 року по 16 травня 2026 року у зв’язку з сімейними обставинами…
5. Відпустка без збереження за ч. 3 ст. 12 Закону № 2136-IX
Під час воєнного стану — без обмеження строку, за згодою.
…Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати на підставі частини третьої статті 12 Закону України № 2136-IX тривалістю 45 календарних днів з 01 квітня 2026 року…
6. Відпустка без збереження для ВПО (ч. 4 ст. 12)
Обов’язкова для внутрішньо переміщених осіб — до 90 днів.
…Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати на підставі частини четвертої статті 12 Закону України № 2136-IX тривалістю 60 календарних днів з 10 березня 2026 року. Підтверджую статус внутрішньо переміщеної особи…
7. Навчальна відпустка
Для складання сесії, іспитів, захисту диплома.
…Прошу надати мені навчальну відпустку тривалістю 21 календарний день з 01 вересня 2026 року по 21 вересня 2026 року для складання сесії в університеті…
8. Відпустка у зв’язку з усиновленням дитини
56 днів для одного усиновителя, 70 — для подружжя.
…Прошу надати мені відпустку у зв’язку з усиновленням дитини тривалістю 56 календарних днів з 15 лютого 2026 року…
9. Відпустка для догляду за дитиною до 3 років
До досягнення дитиною трьох років.
…Прошу надати мені відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку з 01 квітня 2026 року…
10. Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами
На підставі листка непрацездатності (70/56 днів).
…Прошу надати мені відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами тривалістю 70 календарних днів з 20 березня 2026 року на підставі листка непрацездатності…
11. Творча відпустка
Для написання дисертації, наукової роботи.
…Прошу надати мені творчу відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 30 календарних днів з 01 червня 2026 року для написання кандидатської дисертації…
12. Відпустка для догляду за хворим родичем
Без збереження, за сімейними обставинами.
…Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 7 календарних днів з 25 липня 2026 року у зв’язку з доглядом за хворою матір’ю…
«Надати з 15.03.2026 по 07.04.2026 щорічну основну відпустку. Наказ підготувати.
11.02.2026 __________ Іванов С. П.»
Покроковий порядок оформлення відпустки
- Працівник подає заяву (рекомендовано за 2 тижні).
- Керівник накладає резолюцію.
- HR готує наказ (форма П-7 або довільна).
- Працівник ознайомлюється з наказом під підпис.
- Бухгалтерія нараховує відпускні за 3 дні до початку.
- Вноситься відмітка в табель і графік відпусток.
Типові помилки HR та як їх уникнути
Рішення: видавайте наказ без заяви.
Помилка 2. Не вказування конкретної частини ст. 12 Закону № 2136-IX у неоплачуваній відпустці.
Рішення: завжди прописуйте номер частини.
Помилка 3. Затримка виплати відпускних.
Рішення: контролюйте виплату за 3 дні.
Помилка 4. Ігнорування обов’язкової відпустки для ВПО.
Рішення: надавайте протягом 3 днів після заяви.
Виробнича компанія у Львові (лютий 2026) відмовила працівнику-ВПО у 75-денній відпустці без збереження. Працівник звернувся до Держпраці. Компанія отримала припис і штраф 1,5 мінімальної зарплати. Після цього HR оновила всі шаблони заяв і впровадила автоматичну перевірку статусу ВПО.
- Отримано заяву з чіткими датами та підставою
- Накладено резолюцію керівника
- Підготовлено та підписано наказ
- Працівник ознайомлений під підпис
- Відпускні виплачено за 3 дні
- Внесено відмітку в табель і графік
- Збережено копію заяви в особовій справі
Відповіді на типові питання HR
Чи можна надати відпустку без заяви? Так, якщо дата в графіку.
Як відмовити у неоплачуваній відпустці? Письмово з обґрунтуванням виробничої необхідності.
Що робити з відпусткою понад 24 дні? Перенести або надати без збереження.
Чи зараховується неоплачувана відпустка до стажу? За ч. 3 ст. 12 — так, за ч. 4 — ні.
Що робити HR уже в 2026
Оновіть усі шаблони заяв у HRM-системі з урахуванням норм воєнного стану. Проведіть перевірку графіків відпусток на 2026 рік і роз’ясніть керівникам правила надання неоплачуваних відпусток. Компанії, які використовують детальні зразки заяв, значно рідше стикаються зі спорами та перевірками Держпраці.
Правильне оформлення заяви на відпустку спрощує документообіг, захищає права працівників і мінімізує кадрові ризики навіть в умовах продовженого воєнного стану.
Романюк Наталія