Автор Ковальчук Олена 
Кадрове агентство закриває 12 вакансій Middle+ розробників. Середня комісія — 108 000 грн з однієї позиції. Прямі витрати на одну вакансію — 28 000 грн (реклама, співбесіди, тестування). Валова маржа — 80 000 грн. Після операційних витрат і податків чиста маржа падає до 38%. Без щомісячного розрахунку маржі агентство втрачає 1,2 млн грн прибутку на рік.
Маржа — це різниця між виручкою та витратами, виражена в гривнях або відсотках. У рекрутингу та HR маржа показує реальну прибутковість кожної вакансії, проєкту аутстафінгу чи консультації. У 2026 році середня валова маржа кадрових агентств становить 30–45%, у аутстафінгу — 12–22%, у фріланс-HR — 85–95%. Нижче — усі види маржі, формули, таблиці, розрахунки з урахуванням ЄСВ 22% та мінімальної зарплати 8647 грн, податки, дашборди та інструменти для HR-менеджерів, власників агентств і фрілансерів.
Види маржі: валова, операційна, чиста та EBITDA
Валова маржа — виручка мінус прямі витрати (реклама, тести, зарплата кандидата в аутстафінгу).
Операційна маржа — після всіх операційних витрат (офіс, софт, зарплата команди, маркетинг).
Чиста маржа — після податків, ЄСВ та інших платежів.
EBITDA-маржа — прибуток до відсотків, податків, амортизації (використовують для оцінки бізнесу при продажу).
Формули:
Валова маржа (грн) = Виручка − Прямі витрати
Валова маржа (%) = (Валова маржа / Виручка) × 100
Операційна маржа (%) = (Виручка − Прямі − Операційні витрати) / Виручка × 100
Чиста маржа (%) = Чистий прибуток / Виручка × 100
Маржа в постійному рекрутингу (permanent placement)
Комісія агентства — 15–25% від річної gross-зарплати кандидата (у IT та фінансах — до 30%). За даними ринку 2026 року, середня комісія — 18–22%.
Приклад: gross 48 000 грн/міс. Річна — 576 000 грн. Комісія 20% = 115 200 грн виручки.
Прямі витрати: 32 000 грн (реклама 12 000 + час рекрутера 20 000). Валова маржа = 83 200 грн (72%).
| Рівень посади | Річна gross, грн | Комісія 20% | Прямі витрати, грн | Валова маржа, грн | Маржа % |
|---|---|---|---|---|---|
| Junior | 288 000 | 57 600 | 28 000 | 29 600 | 51% |
| Middle | 576 000 | 115 200 | 32 000 | 83 200 | 72% |
| Senior IT | 840 000 | 168 000 | 35 000 | 133 000 | 79% |
| Executive | 1 200 000 | 240 000 | 65 000 | 175 000 | 73% |
Маржа в аутстафінгу та Team as a Service
Провайдер додає 12–22% маржі до gross працівника. Клієнт платить 36 000–38 000 грн замість штатних 36 600 грн (gross + ЄСВ).
Витрати провайдера на одного працівника: ЄСВ 22% (мінімум 1902,34 грн при gross 8647 грн, для вищого — пропорційно) + адміністрування 1800 грн + резерв на лікарняні 1200 грн.
Клієнт платить: 42 000 грн
ЄСВ: 7700 грн
Адмін + резерв: 3000 грн
Маржа провайдера: 7300 грн (17,4%)
Економія клієнта порівняно зі штатом: 5100 грн + нуль військового обліку
Маржа в RPO (Recruitment Process Outsourcing) та executive search
RPO: фіксована плата 8000–25 000 грн за місяць або 12–18% від річної зарплати закритих вакансій. Маржа — 35–55% після витрат на sourcerів.
Executive search: комісія 25–35% від річної зарплати. Витрати високі (пошук по ринку, гарантія заміни 6 місяців). Чиста маржа — 28–42%.
Маржа для фріланс-HR, кар’єрних консультантів та payroll-аутсорсингу
Фріланс: перевірка резюме — 1200 грн, підготовка до співбесіди — 2500 грн. Собівартість — час + софт 250 грн. Маржа — 88–94%.
Payroll-аутсорсинг: фіксована плата 15–40 грн за працівника. При 200 працівниках — 6000 грн/місяць. Маржа — 65–80%.
Повний розрахунок маржі з урахуванням податків 2026
ФОП 3 групи (5% єдиний податок): маржа після податків зменшується на 6–7%.
ТОВ на загальній: податок на прибуток 18% + ЄСВ.
Прямі витрати: 45 000 грн
Операційні: 25 000 грн
Валова маржа: 105 000 грн (70%)
Єдиний податок 5%: 7500 грн
ЄСВ: 1902 грн
Чиста маржа: 62%
Як вести дашборд маржі в Google Sheets або Excel
- Стовпці: Проєкт / Виручка / Прямі витрати / Операційні / Податки / Чиста маржа %.
- Формули: автоматичний розрахунок + умовне форматування (червоний колір при маржі <30%).
- Графік динаміки маржі по місяцях.
- Фільтр за типом послуги (permanent / аутстафінг / RPO).
Як підвищити маржу на 10–15% за 3 місяці
- Перейти на комісію від річної gross замість місячної.
- Автоматизувати sourcing через ATS (економія 35% часу рекрутера).
- Працювати тільки з повторними клієнтами (маржа +12–18%).
- Відмовитися від вакансій з маржею нижче 35%.
- Додати гарантію заміни та підвищити ціну на 5%.
Типові помилки розрахунку маржі в HR-бізнесі
• Не враховують час рекрутера та переробки — маржа занижена на 15–20%.
• Ігнорують резерв на плинність та гарантію заміни — втрати 25% комісії.
• Забувають ЄСВ у аутстафінгу (22%) — реальна маржа мінус 8–10%.
• Порівнюють маржу без податків — реальний прибуток на 18–23% нижчий.
• Не фіксують комісію в договорі — клієнт платить менше.
Кейс 1: Агентство в Києві підвищило маржу з 22% до 41%
Після впровадження дашборду та фокусу на IT Middle+ маржа зросла за 4 місяці. Річний прибуток +2,1 млн грн. Відмова від 40% низькомаржинальних вакансій Junior.
Кейс 2: Аутстафінг-провайдер досяг маржі 21%
45 спеціалістів на аутстафінгу. Маржа після ЄСВ та адміну — 21%. Додатковий дохід 5,8 млн грн за рік. Провайдер взяв на себе військовий облік.
Кейс 3: Фріланс-HR з маржею 93%
Консультації + перевірка резюме. Місячна виручка 38 000 грн, витрати 2700 грн. Чиста маржа 93%. За рік — 420 000 грн при 20 годинах на тиждень.
Кейс 4: RPO для ритейлу з маржею 48%
Фіксована плата 18 000 грн/місяць за 8 вакансій. Витрати 9400 грн. Маржа 48%. Компанія закрила 62 позиції за рік без зростання штату рекрутерів.
Практичні поради для підвищення маржі
- Фіксуйте в договорі комісію від річної gross + гарантію 3–6 місяців.
- Використовуйте ATS та AI для скорочення часу на 40%.
- Ведіть щомісячний дашборд і відмовляйтеся від проєктів з маржею <32%.
- Для ФОП реєструйте 3 групу з перших 40 000 грн доходу.
- Додавайте супутні послуги (onboarding, адаптація) — маржа +8–12%.
FAQ: 6 питань про маржу в рекрутингу та HR
Яка нормальна маржа для кадрового агентства 2026? Валова 35–45%, чиста 25–35%.
Чи можна працювати з маржею 15%? Тільки для стратегічних великих клієнтів.
Як врахувати ЄСВ у маржі аутстафінгу? Віднімайте 22% від gross у витратах.
Яка маржа в executive search? 28–42% чиста.
Чи впливає маржа на вибір ФОП чи ТОВ? ФОП 3 групи дає +12–17% чистого прибутку.
Як розрахувати маржу при гарантії заміни? Резервуйте 10–15% комісії.
1. Виручка та комісія зафіксовані.
2. Прямі та операційні витрати пораховано.
3. Маржа % > 32%.
4. Податки враховано.
5. Гарантія та штрафні санкції прописані.
6. Дашборд оновлено.
Маржа — головний показник здоров’я HR-бізнесу в 2026 році. HR-менеджер або власник агентства, який щомісяця рахує маржу по кожній вакансії та проєкту, підвищує чистий прибуток на 35–55% без зростання штату. Використовуйте дашборди, фіксуйте комісію від річної зарплати, автоматизуйте процеси та реєструйте ФОП 3 групи. Через місяць регулярного контролю ви чітко побачите, які послуги приносять гроші, а які тільки займають час.
Романюк Наталія