Оцифровка трудовых книжек: пошаговое руководство для HR-менеджера

Оцифровка трудовых книжек в Украине завершится 10 июня 2026 года. Согласно Закону № 1217-IX от 05.02.2021 HR-менеджер или работодатель обязан предоставить сканированные копии бумажных трудовых книжек работников в Реестр застрахованных лиц Пенсионного фонда. Это касается, прежде всего, периодов до 1 января 2004 года, однако рекомендуется оцифровать все записи. По истечении срока бумажная книжка перестает быть основным документом, хотя стаж не теряется.

Ниже — практическое руководство для HR: что делать в компании, как организовать процесс, избежать ошибок и подготовиться к переходу на полностью электронный учет трудовой деятельности.

Что такое электронная трудовая книжка и почему это важно для HR

Электронная трудовая книжка — это данные о трудовой деятельности работника в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования. С 10 июня 2021 года она действует параллельно с бумажной. После 10 июня 2026 года электронные данные станут основными для подтверждения стажа, назначения пенсии и других социальных выплат.

Для HR преимущества очевидны: меньше бумажного документооборота, быстрая проверка стажа кандидатов, снижение рисков потери документов. Невыполнение требований приводит к задержкам в пенсионных делах работников и дополнительным запросам со стороны ПФУ.

Законодательная база и крайний срок

Закон Украины № 1217-IX от 05.02.2021 установил пятилетний переходный период с 10 июня 2021 года по 10 июня 2026 года. Пенсионный фонд вносит отсутствующие сведения о трудовой деятельности именно на основании оцифрованных документов.

По состоянию на февраль 2026 года официальным крайним сроком остается 10 июня 2026 года. Законопроект о продлении срока в связи с военным положением зарегистрирован, но не принят. Поэтому HR-специалистам следует ориентироваться на действующую дату.

Оцифровка касается всех работников, имеющих бумажные трудовые книжки с записями до 2004 года. Данные после 2004 года уже имеются в реестре благодаря отчетам о едином социальном взносе.

Кто подает сведения: работодатель или работник

Скан-копии может подать:

• Работодатель (страхователь) — через кабинет страхователя на портале ПФУ;
• Работник самостоятельно — через личный кабинет застрахованного лица.

На практике HR организует процесс для всех действующих сотрудников. Для бывших работников достаточно рекомендации подать документы самостоятельно.

Пошаговый план действий для HR-менеджера

1. Проведите аудит: составьте список всех действующих и бывших сотрудников за последние 5 лет, у которых имеются бумажные трудовые книжки.

2. Организуйте сбор: издайте приказ об обязательном представлении книжек для оцифровки до 31 марта 2026 года.

3. Подготовьте сканирование: используйте цветной сканер с разрешением не менее 300 dpi.

4. Отправьте через портал: авторизуйтесь как страхователь и загрузите файлы.

5. Контролируйте статус: проверяйте в кабинете, приняты ли данные.

6. Верните книжки работникам под подпись.

Как правильно сканировать и подавать документы

Требования к файлам (в соответствии с постановлением ПФУ № 11-1 от 12.03.2021):

• Цветные сканированные копии всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке;
• Формат: JPG или PDF;
• Размер одного файла — не более 1 МБ;
• Четкие изображения с разборчивыми печатями, подписями и реквизитами;
• Дополнительно — сканированные копии приказов, трудовых договоров, справок о стаже, если записи вызывают сомнения.

Пошаговая инструкция по подаче документов через портал ПФУ:

1. Зайдите на сайт portal.pfu.gov.ua.
2. Авторизуйтесь с помощью КЭП, «Дія.Підпис» или BankID.
3. Выберите раздел «Взаимодействие с ПФУ» → «Сведения о трудовых отношениях».
4. Заполните данные работника (ФИО, РНОКПП, дата рождения).
5. Загрузите скан-копии файлов.
6. Подпишите электронной подписью и отправьте.

Что делать после оцифровки

ПФУ обрабатывает данные в течение нескольких дней. После подтверждения:

• Верните бумажную трудовую книжку сотруднику под подпись в журнале;
• Сохраните сканированные копии в архиве компании не менее 5 лет;
• Сообщите работнику об успешном внесении данных.

Бумажная книжка после 10 июня 2026 года не теряет юридической силы для подтверждения стажа, но электронная становится приоритетной.

Типичные ошибки HR и как их избежать

Ответы на типичные вопросы HR

Предусмотрены ли штрафы за неоцифровку? Прямых штрафов за пропуск крайнего срока нет. Однако при назначении пенсии сотруднику придётся предоставить бумажную книжку, что может затянуть процесс.

Что делать с книжками уволившихся сотрудников? Порекомендуйте им подать документы самостоятельно. Сохраните копии в архиве компании.

Нужно ли оцифровывать книжки пенсионеров? Если человек не работает — нет. Данные уже имеются в электронном пенсионном деле.

Что следует сделать отделу HR уже сейчас

Сформулируйте приказ, проведите встречу с руководителями подразделений и начните сбор книжек. Подготовьте шаблон заявления для сотрудников. Компании, которые завершат оцифровку до апреля, избегут очередей на портале и возможных технических сбоев в мае-июне.

Правильно организованная оцифровка трудовых книжек — это не формальность, а инвестиция в спокойствие команды и быстрое решение кадровых и пенсионных вопросов в будущем.