Автор Ковальчук Олена 
Телефон розривається від дзвінків начальника, а ви застрягли в пробці чи раптом захворіли вдома. У такі дні пояснювальна записка перетворюється на справжній щит — правильно складена, вона роз’яснює обставини й часто рятує від догани чи гіршого. Багато хто сприймає її як бюрократичну дрібницю, але на ділі це можливість викласти свою версію й вплинути на рішення керівництва.
Документ виникає щоразу, коли фіксують порушення трудової дисципліни. Закон зобов’язує роботодавця витребувати пояснення, а працівники нерідко пишуть їх на емоціях чи надто коротко. Результат — втрачені шанси на справедливість. Розберемо все по полицях: від структури до реальних прикладів, щоб ваша записка працювала на вас.
Що таке пояснювальна записка і в яких випадках її вимагають
Пояснювальна записка — внутрішній службовий документ, де працівник детально описує обставини інциденту. Вона йде від працівника до керівництва на вимогу останнього, на відміну від доповідної, яку пишуть з ініціативи.
Типові ситуації, коли її просять:
- запізнення на початку зміни чи після перерви;
- повна відсутність на робочому місці;
- невиконання завдань чи помилки в роботі;
- порушення техніки безпеки;
- конфлікти з колегами чи клієнтами;
- завдання матеріальної шкоди компанії.
Мета проста: дати вам слово перед рішенням про стягнення. Без цього етапу процедура може виявитися незаконною.
Юридичні основи: чому записка обов’язкова для роботодавця
Стаття 149 Кодексу законів про працю України чітко вказує: перед доганою чи звільненням роботодавець мусить зажадати письмові пояснення. Форма довільна, головне — фіксація вашої позиції.
Якщо пояснень не попросили — наказ про стягнення легко оскаржити в суді. Верховний Суд неодноразово скасовував звільнення саме через ігнорування цього кроку, поновлюючи працівників із виплатою компенсації за вимушений прогул.
Відмова писати записку не блокує стягнення: складають акт про відмову, і процес іде далі. Але така позиція ускладнює захист у суді. Станом на 2026 рік норми статті 149 КЗпП залишаються без змін, попри дискусії навколо нового трудового законодавства (за даними zakon.rada.gov.ua).
Покрокова інструкція: як правильно скласти записку
Пишіть на А4 від руки чи друкуйте — обидва варіанти прийнятні. Структура класична й проста.
- Шапка (верхній правий кут): посада та ПІБ керівника, назва компанії. Нижче — ваша посада, ПІБ.
- Заголовок по центру: “Пояснювальна записка”.
- Текст: від першої особи, фактично, без зайвих емоцій. Вкажіть дату, час, причини, додатки.
- Дата та підпис: унизу праворуч дата, ліворуч підпис із розшифровкою.
Використовуйте українську мову, діловий стиль. Якщо причина поважна — обов’язково додайте докази. Збережіть копію та зафіксуйте факт вручення.
Поважні та неповажні причини: як оцінюють роботодавці та суди
Поважність причини — ключовий фактор. Судова практика показує: якщо обставини об’єктивні й підтверджені, стягнення часто скасовують.
| Поважні причини (з доказами) | Неповажні причини (частіше призводять до стягнення) |
|---|---|
| Хвороба себе чи дитини (листок непрацездатності) | Проспав через будильник |
| ДТП чи поломка транспорту (протокол, довідка) | Затримався в кафе чи магазині |
| Аварія комунальних служб (довідка ЖЕКу) | Особисті справи без терміновості |
| Судове засідання чи виклик до державних органів | Алкогольне сп’яніння |
Джерело: узагальнення судової практики та рекомендації кадрових порталів.
Реальні зразки пояснювальних записок для найпоширеніших ситуацій
Ось розширені приклади, адаптовані до сучасних реалій 2026 року.
Запізнення через пробку чи поломку транспорту
Директору ТОВ “Логістика Плюс”
Петренку О. В.
від водія Сидоренка І. І.
Пояснювальна записка
26 січня 2026 року я запізнився на роботу на 45 хвилин через масову аварію на трасі Київ–Одеса, що призвела до повного блокування руху. Затримка тривала з 7:30 до 8:15. Додаю скріншоти з онлайн-карт та фото з місця події.
26.01.2026 Сидоренко І. І.
Запізнення через хворобу
Керівнику відділу продажів
Івановій М. М.
від менеджера Ковальчук О. О.
Пояснювальна записка
25 січня 2026 року я запізнилася на 2 години через раптовий напад мігрені. Звернулася до лікаря, отримала рекомендації та довідку. Додаю медичну довідку.
25.01.2026 Ковальчук О. О.
Відсутність через хворобу дитини
Директору ООО “Сімейний Центр”
Семененко В. В.
від вихователя Литвиненко Н. М.
Пояснювальна записка
24 січня 2026 року я не вийшла на роботу через високу температуру в дитини (39,5°). Викликала швидку, дитина госпіталізована. Додаю копію виписки з лікарні та листок непрацездатності по догляду.
25.01.2026 Литвиненко Н. М.
Прогул через сімейні обставини
Начальнику цеху
Бондарю Ю. Ю.
від слюсаря Григоренка С. С.
Пояснювальна записка
22 січня 2026 року я відсутній на робочому місці через смерть близького родича (батька). Додаю копію свідоцтва про смерть та довідку з ритуальної служби.
23.01.2026 Григоренко С. С.
Помилка в звітності
Фінансовому директору
Мельник Л. Л.
від бухгалтера Ткаченко Д. Д.
Пояснювальна записка
20 січня 2026 року при підготовці податкової декларації я помилково застосувала неправильну ставку ПДВ до однієї операції, що призвело до заниження на 8 500 грн. Причина — технічний збій у програмі та велика завантаженість наприкінці кварталу. Помилку виявив самостійно, вже подано уточнюючу декларацію.
24.01.2026 Ткаченко Д. Д.
Порушення техніки безпеки
Інженеру з охорони праці
Кравченку П. П.
від монтажника Васильєва Р. Р.
Пояснювальна записка
23 січня 2026 року під час монтажних робіт я не використав захисну каску через її тимчасову відсутність на об’єкті (залишив у машині). Це порушення правил ТБ. Визнаю провину, зобов’язуюся надалі суворо дотримуватися інструкцій.
23.01.2026 Васильєв Р. Р.
Конфлікт із колегою
Директору
Зеленій О. О.
від спеціаліста відділу маркетингу Мороз Т. Т.
Пояснювальна записка
21 січня 2026 року під час наради виникла суперечка з колегою щодо розподілу завдань, що перейшла на підвищені тони. Моя реакція була емоційною через накопичену втому. Визнаю, що порушив корпоративну етику. Готовий вибачитися та працювати над самоконтролем.
21.01.2026 Мороз Т. Т.
Поради: як зробити записку максимально ефективною
Поради для сильної пояснювальної записки
- Пишіть правду — брехня легко перевіряється й лише погіршує ситуацію.
- Додавайте докази: довідки, фото, свідків.
- Будьте стислими: 半 сторінки достатньо для більшості випадків.
- Визнавайте провину, якщо вона є, і пропонуйте рішення.
- Зберігайте спокійний тон — без звинувачень чи сарказму.
- Вкажіть пом’якшувальні обставини: стаж, попередні досягнення.
- Попросіть розглянути ситуацію з урахуванням всіх факторів.
Ці прості кроки часто перетворюють потенційну доганою на звичайну розмову.
Що буде, якщо відмовитися від записки: судова практика 2026
Відмова фіксується актом і не зупиняє стягнення. Але в суді роботодавець мусить довести правомірність рішення.
Верховний Суд у постановах 2024–2025 років неодноразово наголошував: відсутність запиту на пояснення — пряма підстава для скасування наказу. Якщо причина поважна й підтверджена — навіть без записки звільнення визнають незаконним.
Тому краще написати, навіть якщо не згодні: “Вважаю відсутність поважною через…” — це збереже аргументи для можливого оскарження.
Пояснювальна записка — не покарання, а інструмент діалогу. У руках того, хто вміє нею користуватися, вона здатна розв’язати конфлікт ще на старті. Наступного разу, коли обставини складуться проти вас, не ігноруйте цей папірець. Напишіть його розумно — і день, який починався з проблем, може закінчитися звичайним робочим вечором.