Блог

_Blagie-znameniya_03

Офисный апокалипсис: притормозите, чтобы ускориться

Немало офисов сегодня выглядят как картинки пост-апокалиптических фильмов: пустые столы, забытые кофейные чашки, стопки коробок, которые перенесли из «сокращенных» помещений. Многие организации еще в марте перешли на дистанционную работу, дома они остаются и по сей день. Их руководители приняли решение, что, независимо от развития пандемии, люди, которые могут работать из дома, в будущем будут работать именно так.

Причины для перехода на дистанционную работу разные. Кто-то из владельцев просто ждет окончания «эпохи ковида» и надеется вернуться к работе оффлайн, кто-то экономит на расходах на содержание офиса и так далее. Но все же «большой выход в онлайн» никак не назовешь легким и безболезненным. Как “не растеряться”, сохранить команду, мобилизовать людей к участию в развитии компании и двигаться дальше?

Перед тем, как паниковать (а лучше — вместо этого) на пороге очередного карантина руководитель компании может сделать несколько простых шагов, которые помогут увереннее стоять на ногах и укрепить команду.

О «робинзонах» и «пятницах»

В агентстве AboutHR (мы работаем удаленно уже восемь лет) большинство сотрудников — люди, для которых удаленный формат работы очень удобен. Но бывают случаи, когда новые рекрутеры соглашаются на дистанционную работу как компромиссный вариант. Обычно это молодые люди, которые еще учатся. Когда обучение заканчивается, они откровенно говорят, что переходят в «офисные» компании, так как требуют живого общения. Поэтому сразу предупреждаем: если вы руководитель компании и твердо решили перевести бизнес «в онлайн», будьте готовы к тому, что не все сотрудники воспримут эту новость с энтузиазмом.

Чтобы понять, какие настроения в коллективе по поводу дистанционной работы (и соответственно планировать дальнейшие шаги), полезно организовать небольшое исследование внутри компании. Поручите эйчару (если такого сотрудника у вас нет, сделайте это сами) подготовить анонимный онлайн-опрос. Поинтересуйтесь: чувствуют ли сотрудники удовольствие от работы дома, достаточно ли им онлайн-общения с коллегами, имеют ли они возможность выражать свои идеи и обсуждать чужие. А также — сколько времени у них уходит на дорогу в офис, когда они работают (или работали).

Эти вопросы не случайны. По данным исследования Британского ведомства по вопросам национальной статистики, те сотрудники которые тратят около часа на дорогу до работы, меньше довольны жизнью и испытывают большую тревожность, чем люди, которые не ездят на работу. Конечно, можно шутить в адрес «тонкой душевной организации» европейцев, но факт остается фактом — многие сотрудники во всех странах предпочитают работать из дому. (Сумеете ли вы организовать этот процесс эффективно — это уже ваша ответственность).

  Вы также удивитесь, но значительная часть сотрудников захочет работать в офисе. Это можно объяснить очень просто — общение является важной человеческой потребностью, кто-то из ваших подчиненных может быть одиноким и грустить по привычным рабочими буднями.

В AboutHR задолго до карантина взяли за правило использовать Hangouts и Zoom для совместных звонков с видео, совещаний и встреч с клиентами. Конечно, как и другие организации, у нас в копилке немало забавных случаев таких вот видео-совещаний (будет что вспомнить на корпоративах), но все же это помогает создавать эффект присутствия, ускоряет решение вопросов и немного заменяет живое общение. Важно только договориться об одном из важнейших правил общения в Zoom: при общении в командах или тет-а-тет обязательно включать камеру. И не забывать искренне и широко улыбаться, говоря: «Доброе утро!».

Одень очки на гаджет

Конечно, ZOOM — не единственный способ связи для офисных «робинзонов» во время карантина. Виртуальный мир предлагает море возможностей для работы и неформального общения. Кроме ZOOM вашу офисную жизнь разнообразит Teemly ( инструмент управления задачами, который помогает сосредоточиться на приоритетах ) , Sococo (единственное визуальное рабочее пространство, в котором графически отображена вся компания). А приложение виртуального офиса Pragli поможет почувствовать, что вы работаете в одном здании с другими сотрудниками. Более того, приложение оповестит когда ваши коллеги находятся за рабочим столом, «пришли» на совещание, устроили кофе-брейк у цифрового кулера или уже закончили рабочий день. Кстати, это приложение было создано, чтобы среди прочего, избежать ощущения одиночества во время работы. Один из соучредителей Pragli — Дуг Сафрено не раз работал над проектами удаленно и уверен: отсутствие общения и живого обсуждения идей только вредит делу.

Сотрудники гарантированно оценят также онлайн-сервис Loom. Он дает возможность записать голос и лицо и отправить видео-сообщение коллегам. Прослушать сообщения можно в удобное время. (Другими словами, не нужно отрываться от срочной работы, чтобы ответить на видео-звонок шефа в ZOOM, особенно, если офисный костюм остался в шкафу).

Уверена, что очень скоро вопросов типа «что такое виртуальный офис» не будет возникать. Многие мечтатели пишут, что еще немного, и каждый сотрудник сможет надеть гарнитуру VR (специальные «очки» виртуальной реальности) и окунуться в виртуальный офис. На сегодня лаборатории виртуальной реальности уже работают в лучших университетах нашей страны и позволяют смоделировать любую учебную ситуацию. (Например, операционную, где студенты могут попробовать себя в роли хирурга и анестезиолога, аварийную ситуацию на производстве или разбор запутанного уголовного дела). Для того, чтобы оказаться в такой реальности, достаточно надеть специальные «очки», или — как предлагают некоторые программы виртуальной и дополненной реальности, надеть их … на гаджет.

Возможно, следующую пандемию мы встретим во всеоружии именно такой офисной реальности — VR. Особенно, если разработчики предусмотрят там «виртуальную курилку» и место для встреч (читай — обмен горячими офисными новостями) у виртуального кулера.

Стряхнуть пыль с результата

Итак, работа во время пандемии продолжается. Можно немного выдохнуть и посмотреть вперед. Не от вас зависит, когда закончится эпидемия, но «на выходе» (где бы он ни был) вы должны иметь окреплую команду, оптимизированный бизнес и закаленного кризисом руководителя. Поэтому стоит сосредоточиться именно на этом.

Надеюсь, что вы, как и я, убеждены, худшее, что можно сделать при переходе на удаленную работу — это заниматься микроменеджментом. Контролировать сотрудников, сидят ли они за столом в 9 утра и вернулись ли к компьютерам после обеденного перерыва — однозначно не стоит. Время пандемии — хорошая возможность понять, что означает несколько избитое выражение «работать на результат».

Я убеждена, что в условиях виртуального офиса именно результат является показателем работы. В агентстве AboutHR таким результатом является количество закрытых вакансий. Если с этим все ок — можно «закрыть глаза» на незначительное опоздание с обновлением задачи в persia. Опытные рекрутеры в агентстве работают максимально самостоятельно, новеньких тренируем, объясняем, даем инструменты для работы, а потом так же — смотрим на результаты.

Поэтому: убедитесь отработана ли в вашей компания система КPI, работает ли система «как часы», или вам постоянно приходится тушить «пожары» с задачами и дедлайнами. (Подробнее об этом можно прочитать в статье «Задача для ленивого HR-РА »). У каждого бизнеса свои процессы и цифры, но их однозначно можно наладить — просто это займет немного времени и усилий. Есть даже такое выражение Slow down to speed up (Притормозите, чтобы ускориться).

Укрепляйте коллектив, инвестируйте в свою и командную устойчивость. Как писал американский футуролог Элвин Тоффлер в книге «Шок будущего», общественные изменения происходят настолько быстро и радикально, что они шокируют человека и при этом тот теряет понимание смысла жизни, базовых ценностей и мировоззрения. Поэтому каждый кризис — это время для обучения. Спросите сотрудников, в чем они хотели бы «расти» (профессионально, и личностно) и подумайте, как этому способствовать.

Не обязательно покупать дорогие курсы и приглашать дорогих лекторов — можно найти «места силы» в команде и устроить обмен опытом. Мы, например, практикуем тренинги раз в 1-2 недели, когда каждый член команды по очереди готовит презентацию на определенную тему и делится с коллегами.

Хочешь воевать со стрессом? Молодец, воюй

Одним из наиболее употребляемых слов на бизнес-форумах сегодня слово «жизнестойкость». Это широкое понятие, и часто оно обозначает конкретные «маленькие вещи» — стрессоустойчивость, эмоциональный покой и психологический комфорт.

Многие компании даже устраивают для сотрудников вебинары и практикумы по психологической устойчивости в стрессовых ситуациях . Специальные тренеры советуют немало упражнений по самопомощи для нормализации настроения и предотвращения панических настроений. По моему мнению, повышать собственную стрессоустойчивость действительно нужно. Но это личная задача каждого — признать свои страхи и работать с ними. Наконец, обязанность взрослого человека и взрослого общества — быть ответственным за свои ресурсы и здоровье.

«Плевать» на эпидемию

Нет смысла бояться кризиса. Жизнь — это изменения, и пандемия — одно из изменений. «Выживут» наиболее жизнестойкие, адаптивные и — последовательные. Последнее качество, кстати, чрезвычайно важно. Японские философы не зря советовали ежедневно делать хотя бы маленькие шаги в выбранном направлении. И были правы: если делать что-то небольшое ежедневно, то через некоторое время это будет выглядеть как ого-го какое достижение! И тогда вашей компании не будут страшны никакие вирусы и эпидемии. Вам будет просто «наплевать» на кризис.