Автор Коваленко Сергій 
Оцифрування трудових книжок в Україні завершується 10 червня 2026 року. Згідно із Законом №1217-IX від 05.02.2021 HR-менеджер або роботодавець зобов’язаний подати скан-копії паперових трудових книжок працівників до Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду. Це стосується насамперед періодів до 1 січня 2004 року, але рекомендується оцифрувати всі записи. Після дедлайну паперова книжка перестає бути основним документом, хоча стаж не втрачається.
Нижче — практичний гайд для HR: що робити в компанії, як організувати процес, уникнути помилок і підготуватися до переходу на повністю електронний облік трудової діяльності.
Що таке електронна трудова книжка та чому це важливо для HR
Електронна трудова книжка — це дані про трудову діяльність працівника в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. З 10 червня 2021 року вона діє паралельно з паперовою. Після 10 червня 2026 року електронні дані стануть основними для підтвердження стажу, призначення пенсії та інших соціальних виплат.
Для HR переваги очевидні: менше паперового документообігу, швидка перевірка стажу кандидатів, зниження ризиків втрати документів. Невиконання вимог призводить до затримок у пенсійних справах працівників і додаткових запитів від ПФУ.
Законодавча основа та дедлайн
Закон України №1217-IX від 05.02.2021 встановив п’ятирічний перехідний період з 10 червня 2021 до 10 червня 2026 року. Пенсійний фонд вносить відсутні відомості про трудову діяльність саме на підставі оцифрованих документів.
Станом на лютий 2026 року офіційний дедлайн залишається 10 червня 2026. Законопроєкт про продовження через воєнний стан зареєстровано, але не прийнято. Тому HR має орієнтуватися на чинну дату.
Оцифрування стосується всіх працівників, які мають паперові трудові книжки з записами до 2004 року. Дані після 2004 року вже є в реєстрі завдяки звітам про єдиний соціальний внесок.
Хто подає відомості: роботодавець чи працівник
Подати скан-копії може:
- Роботодавець (страхувальник) — через кабінет страхувальника на порталі ПФУ;
- Працівник самостійно — через особистий кабінет застрахованої особи.
На практиці HR організовує процес для всіх поточних співробітників. Для колишніх працівників достатньо рекомендації подати самостійно.
Виробниче підприємство у Дніпрі (280 працівників) у січні 2026 року розпочало масове оцифрування. HR зібрала книжки, відсканувала та подала пакетом. За два тижні 94 % записів внесли до реєстру. Двох працівників з помилками в датах виправили до дедлайну. Компанія уникнула масових запитів від ПФУ під час майбутніх пенсійних справ.
Покроковий план дій для HR-менеджера
1. Проведіть аудит: складіть список усіх поточних і колишніх працівників за останні 5 років, які мають паперові трудові книжки.
2. Організуйте збір: видайте наказ про обов’язкове подання книжок для оцифрування до 31 березня 2026 року.
3. Підготуйте сканування: використовуйте кольоровий сканер з роздільною здатністю не менше 300 dpi.
4. Подайте через портал: авторизуйтеся як страхувальник і завантажте файли.
5. Контролюйте статус: перевіряйте в кабінеті, чи дані прийнято.
6. Поверніть книжки працівникам під підпис.
Як правильно сканувати та подавати документи
Вимоги до файлів (згідно з постановою ПФУ №11-1 від 12.03.2021):
- Кольорові скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки в хронологічному порядку;
- Формат: JPG або PDF;
- Розмір одного файлу — не більше 1 МБ;
- Чіткі зображення з розбірливими печатками, підписами та реквізитами;
- Додатково — скан-копії наказів, трудових договорів, довідок про стаж, якщо записи викликають сумніви.
Покрокова інструкція подання через портал ПФУ:
- Зайдіть на portal.pfu.gov.ua.
- Авторизуйтеся КЕП, Дія.Підпис або BankID.
- Оберіть розділ «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини».
- Заповніть дані працівника (ПІБ, РНОКПП, дата народження).
- Завантажте скан-копії файлів.
- Підпишіть електронним підписом і відправте.
Що робити після оцифрування
ПФУ обробляє дані протягом кількох днів. Після підтвердження:
- Поверніть паперову трудову книжку працівнику під підпис у журналі;
- Збережіть скан-копії в архіві компанії не менше 5 років;
- Повідомте працівника про успішне внесення даних.
Паперова книжка після 10 червня 2026 року не втрачає юридичної сили для підтвердження стажу, але електронна стає пріоритетною.
- Складено список усіх працівників з паперовими книжками
- Видано наказ про оцифрування з дедлайном для співробітників
- Підготовлено сканер і перевірено якість сканів (300 dpi, кольорові)
- Подані відомості через портал ПФУ для 100 % працівників
- Отримані підтвердження від ПФУ
- Книжки повернуто працівникам під підпис
- Архів скан-копій створено та захищено
Типові помилки HR та як їх уникнути
Рішення: скануйте всі заповнені сторінки + вкладиші в хронологічному порядку.
Помилка 2. Подача чорно-білих копій або файлів понад 1 МБ.
Рішення: використовуйте кольоровий сканер і стискайте файли до 1 МБ.
Помилка 3. Відсутність перевірки даних перед поданням.
Рішення: порівнюйте скан з оригіналом і виправляйте розбіжності (дати, прізвища) заздалегідь.
Помилка 4. Затягування до травня 2026 року.
Рішення: розпочніть процес у лютому-березні, щоб уникнути навантаження на сервери ПФУ.
Відповіді на типові питання HR
Чи є штрафи за неоцифрування? Прямих штрафів за пропуск дедлайну немає. Але при призначенні пенсії працівнику доведеться надавати паперову книжку, що може затягнути процес.
Що робити з книжками працівників, які звільнилися? Рекомендуйте їм подати самостійно. Збережіть копії в архіві компанії.
Чи потрібно оцифровувати книжки пенсіонерів? Якщо людина не працює — ні. Дані вже є в електронній пенсійній справі.
Що робити HR уже зараз
Сформулюйте наказ, проведіть зустріч з керівниками підрозділів і розпочніть збір книжок. Підготуйте шаблон заяви для працівників. Компанії, які завершать оцифрування до квітня, уникнуть черг на порталі та можливих технічних збоїв у травні-червні.
Правильно організоване оцифрування трудових книжок — це не формальність, а інвестиція в спокій команди та швидке вирішення кадрових і пенсійних питань у майбутньому.
Романюк Наталія 
Марченко Ольга